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Une collaboratrice souriante assise à un bureau, un carnet devant elle
Organismes de formation

Externaliser la gestion administrative de votre organisme de formation

Nous prenons en charge les fonctions hors face-à-face pédagogique, pour que votre équipe se concentre sur la formation.

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Que veut dire externaliser la gestion d’un organisme de formation ?

Externaliser la gestion d’un organisme de formation, c’est confier à un prestataire les fonctions hors face-à-face pédagogique : dossiers apprenants, gestion de l’alternance et relations OPCO, bilan pédagogique et financier, suivi Qualiopi, acquisition et communication. L’organisme garde sa pédagogie, ses formateurs et ses décisions, et reste titulaire de sa déclaration d’activité et de sa certification.

Qui fait quoi

Le partage est écrit avant de commencer. Vous choisissez les fonctions confiées, une par une.

Vous gardez
  • La pédagogie : objectifs, programmes, validation des contenus
  • Les formateurs et l’animation des sessions
  • Les décisions : offre, prix, recrutements
  • La titularité de la déclaration d’activité et de la certification Qualiopi
Mentivis prend en charge
  • Dossiers apprenants et conformité continue
  • Alternance : gestion administrative, relations entreprises, OPCO
  • Bilan pédagogique et financier : collecte, saisie, dépôt
  • Qualiopi : préparation et suivi des audits
  • Acquisition : génération de leads, tunnels, conversion
  • Marketing et communication : positionnement, contenus, visibilité
  • Production de contenus pédagogiques sur vos spécifications

Vous êtes dans l’une de ces situations

  • Votre équipe passe plus de temps sur l’administratif que sur la formation.
  • Vous développez l’alternance et le suivi des contrats avec les entreprises et les OPCO vous déborde.
  • Votre activité est saisonnière et vous ne voulez pas recruter pour les pics.
  • Votre prochain audit Qualiopi ou votre bilan pédagogique et financier approche et rien n’est prêt.
  • Vous avez besoin de nouveaux apprenants mais personne ne s’occupe de l’acquisition.

Les fonctions que nous prenons en charge

01

Acquisition

Génération de leads, tunnels de conversion, partenariats prescripteurs.

02

Alternance

Gestion administrative des contrats, relations entreprises, OPCO.

03

Marketing et communication

Positionnement de marque, contenus, visibilité digitale.

04

Administratif

Gestion des dossiers apprenants, conformité continue.

05

BPF et Qualiopi

Bilan pédagogique et financier, préparation et suivi des audits.

06

Contenus pédagogiques

Modules e-learning, supports, évaluations.

07

Sur mesure

Toute autre fonction, sur demande.

Comment se passe la reprise

  1. Diagnostic

    Nous passons en revue vos fonctions, vos outils, vos volumes et vos échéances (audit, bilan, rentrées), puis nous fixons ensemble le périmètre confié.

  2. Reprise

    Accès aux outils, procédures écrites, calendrier des obligations. Rien ne change pour vos apprenants et vos clients.

  3. Exécution

    Nous traitons les fonctions confiées au quotidien, avec un interlocuteur unique.

  4. Pilotage

    Points de suivi réguliers et tableau de bord : dossiers, contrats, échéances, résultats d’acquisition.

Combien coûte l’externalisation ?

Le prix dépend des fonctions confiées et des volumes traités. Vous recevez une proposition chiffrée sous 48 h après un premier échange.

Ce qui fait varier le prix

  • Le nombre de fonctions confiées.
  • Les volumes : apprenants, sessions, contrats d’alternance.
  • Les outils et procédures déjà en place.
  • Le calendrier : audit ou bilan annuel proche, rentrée à préparer.
Guide pratique PDFLe guide BPF 2026Bilan Pédagogique et Financier : comprendre les obligations, structurer sa déclaration et sécuriser sa conformité auprès des autorités de contrôle.Consulter le guide
Questions fréquentes

Externaliser, ce qu’on nous demande le plus

Les réponses courtes aux questions posées avant de confier une fonction.

Toutes les fonctions hors face-à-face pédagogique : dossiers apprenants, gestion administrative de l’alternance et relations OPCO, bilan pédagogique et financier, préparation et suivi des audits Qualiopi, acquisition, marketing et communication, production de contenus pédagogiques.

Oui. La déclaration d’activité, le bilan pédagogique et financier et la certification Qualiopi restent au nom de l’organisme. Le prestataire agit pour son compte, selon le périmètre écrit au départ.

Oui. Le périmètre se construit fonction par fonction : le bilan pédagogique et financier seul, l’alternance seule, ou plusieurs fonctions ensemble.

La déclaration d’activité devient caduque, comme lorsque le bilan ne fait apparaître aucune activité. Il faut alors déposer une nouvelle déclaration.

Les preuves sont produites et classées au fil de l’activité, et non la veille de l’audit. L’audit de surveillance a lieu entre le 14e et le 22e mois du cycle de certification : le dossier est prêt quand il arrive.

Le prix dépend des fonctions confiées, des volumes et des outils en place. Vous recevez une proposition chiffrée sous 48 h après un premier échange.

Pour aller plus loin

Quelles fonctions voulez-vous confier ?

Listez-les en quelques lignes : vous recevez une proposition chiffrée sous 48 h.