Comment répondre aux obligations de formation sectorielles et de compliance
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Répondre aux obligations de formation sectorielles et de compliance consiste à identifier les formations rendues obligatoires par la réglementation, la convention collective ou le secteur d'activité, à les déployer auprès des salariés concernés, et à conserver les preuves de leur réalisation. De nombreux secteurs, bâtiment, transport, santé, sécurité, imposent des formations ou habilitations spécifiques, souvent à renouveler périodiquement. D'autres obligations sont transversales : sécurité au travail, prévention de la corruption dans les grandes entreprises. Le manquement expose à des sanctions et engage la responsabilité de l'employeur, parfois sur le terrain de la sécurité.
Identifier les obligations applicables
Les obligations de formation découlent de plusieurs sources. Certaines s'appliquent à toutes les entreprises : l'employeur doit organiser une formation pratique et appropriée à la sécurité de ses salariés (Code du travail, article L4141-2). D'autres dépendent de la taille : la loi Sapin II impose aux sociétés d'au moins 500 salariés réalisant plus de 100 millions d'euros de chiffre d'affaires un dispositif de formation des cadres et des personnels les plus exposés aux risques de corruption. D'autres enfin sont sectorielles : conventions collectives de branche, réglementations propres à une activité, habilitations ou autorisations d'exercice.
La première étape est de cartographier précisément ce qui s'applique à l'entreprise, en s'appuyant sur la branche et la réglementation applicable, pour ne pas former par excès ni laisser de lacune.
Déployer et renouveler
Les formations obligatoires doivent être déployées auprès de tous les salariés concernés, dans les délais requis, et renouvelées selon les périodicités prévues. Une habilitation expirée équivaut à une absence d'habilitation : le suivi des échéances est donc aussi important que la formation initiale, et gagne à être outillé.
Les formations de compliance (éthique, prévention de la corruption, protection des données) se prêtent souvent au e-learning, qui permet un déploiement à grande échelle et une traçabilité native. Les habilitations techniques et de sécurité demandent en revanche souvent une formation pratique en présentiel, voire une évaluation par un organisme habilité.
Tracer et prouver
La preuve de la réalisation est essentielle : en cas d'incident ou de contrôle, une formation non tracée équivaut à une formation non réalisée. Pour chaque collaborateur, il faut pouvoir établir qui a suivi quoi, quand et avec quel résultat. Conserver les attestations, habilitations et certificats, et tenir à jour un suivi des échéances, documente la conformité. L'inspection du travail peut contrôler le respect des obligations de formation à la sécurité, et la responsabilité de l'employeur peut être engagée en cas d'accident.
Les réglementations évoluent : une veille sur les obligations applicables et un dispositif de mise à jour des contenus évitent que la conformité ne se périme silencieusement.
Ce qu'il faut retenir
- Les obligations découlent du Code du travail, de réglementations transversales comme la loi Sapin II, des conventions de branche et des réglementations d'activité.
- La cartographie de ce qui s'applique réellement évite excès et lacunes.
- Formations et habilitations doivent être déployées et renouvelées dans les délais ; une habilitation expirée équivaut à une absence d'habilitation.
- Le e-learning convient aux formations de compliance ; les habilitations de sécurité demandent souvent du présentiel.
- La traçabilité de la réalisation constitue la preuve en cas de contrôle ou d'incident.
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